Co potencjalny emeryt wiedzieć powinien…

Jak ZUS przygotowuje się do obsługi dodatkowej liczby klientów, którzy już wkrótce uzyskają uprawnienia emerytalne?

Wejście w życie przepisów, które spowodują obniżenie wieku emerytalnego jest ogromnym wyzwaniem dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Warto przypomnieć, że wnioski o emeryturę będzie można składać na 30 dni przed wejściem w życie tych przepisów, czyli już od 1 września br. ZUS przygotowuje się do tej operacji logistycznej już od dłuższego czasu. Na przełomie czerwca i lipca we wszystkich placówkach ZUS w naszym kraju pojawi się 570 doradców emerytalnych, którzy aktualnie szkoleni są do realizacji tych zadań. Do ich zadań będzie należała pomoc i swego rodzaju opieka nad każdym naszym klientem, który będzie chciał przejść na emeryturę, w związku z obniżeniem wieku emerytalnego. Ponadto na przełomie czerwca i lipca na stronie internetowej ZUS (www.zus.pl) zostanie udostępniony kalkulator emerytalny, gdzie będziemy mogli dokonać wyliczenia kwoty naszej emerytury. Ponieważ część Polaków nie ma obliczonego kapitału początkowego, wciąż apelujemy, by osoby te już dziś o to zadbały. W wakacje klienci ZUS otrzymają listy z informacją o stanie konta emerytalnego w ZUS. Obok stanu konta oraz hipotetycznej emerytury będzie również informacja o kapitale początkowym.

Emerytura dla tych osób ustalona będzie według nowych, zreformowanych zasad, gdzie podstawą jej obliczenia jest m.in. kwota zwaloryzowanych składek emerytalnych i kwota zwaloryzowanego kapitału początkowego.

W grupie osób uprawnionych do emerytury znajdą się zatem osoby, które nigdy nie miały ustalonego kapitału początkowego, dlatego osoby te powinny złożyć wniosek o ustalenie kapitału początkowego wraz z dokumentacją potwierdzającą przebieg ubezpieczenia, przypadającego do 31 grudnia 1998r. oraz dokumentacją potwierdzającą wysokość osiągniętych wynagrodzeń do 31 grudnia 1998r.

Ponadto, w grupie tych ubezpieczonych będą także osoby które, co prawda miały już ustalony kapitał początkowy, jednak w związku ze zmianami przepisów w sposobie jego obliczenia (które miały miejsce w latach 2011 i 2013) przeliczenie kapitału początkowego może spowodować korzystniejsze obliczenie jego wysokości. Kapitał początkowy podlega przeliczeniu (tj. ponownemu ustaleniu) w razie nadesłania do ZUS dokumentów, które nie były wcześniej dostarczone, np. może to być nowy dowód umożliwiający zwiększenie stażu pracy, tj. okresów składkowych lub nieskładkowych, albo nowe dowody w sprawie wynagrodzenia (dochodu). W jednostkach organizacyjnych ZUS lub na stronie internetowej ZUS dostępny jest formularz wniosku o ponowne ustalenie kapitału początkowego: ZUS Kp- 3.

Gdzie szukać dokumentów płacowych?

Warto przypomnieć, że brak wymaganych dokumentów płacowych pracownika-przyszłego emeryta, może skutkować wyliczeniem znacznie niższej kwoty comiesięcznej wypłaty świadczenia. Wielu potencjalnych emerytów ma problemy ze zgromadzeniem kompletnej dokumentacji, umożliwiającej ustalenie kapitału początkowego. Może to zmniejszyć emeryturę nawet o kilkaset złotych. Jeżeli pracownik nie może udowodnić wysokości osiąganych zarobków z powodu likwidacji zakładu pracy (a wiemy, że na Śląsku było wiele takich przypadków…) lub zniszczenia dokumentacji płacowej, wówczas osiągane wynagrodzenie może być ustalone na podstawie dokumentacji zastępczej, jeśli taką ktoś posiada. Często zdarza się, że pracodawcy nie zabezpieczają dokumentacji w odpowiedni sposób. Niekiedy zbieranie dokumentów trwa bardzo długo, dlatego nie warto zwlekać z tą czynnością na ostatnią chwilę. Jeżeli ktoś nie może udowodnić wysokości osiąganych zarobków z powodu likwidacji zakładu pracy lub zniszczenia dokumentacji płacowej, wówczas osiągane wynagrodzenie może być ustalone na podstawie dokumentacji zastępczej, jeśli taką ktoś posiada (mogą to być umowy o pracę, pisma o mianowaniu, powołaniu, w których zawarte są dane dot. wynagrodzenia pracownika).

Jeśli zakład pracy nie istnieje, to na podstawie zachowanych dokumentów, powinniśmy ustalić jego dokładną nazwę oraz adres, a także, w jakich strukturach organizacyjnych był umieszczony, a następnie szukać pomocy w wymienionych instytucjach i archiwach. Jeżeli zlikwidowanym zakładem pracy było przedsiębiorstwo państwowe, to jego dokumentację osobowo-płacową powinien przejąć następca prawny lub organ założycielski, albo organ nadrzędny pracodawcy. W przypadku braku następcy prawnego należy zwrócić się do organu założycielskiego albo organu nadrzędnego swojego byłego pracodawcy. Najczęściej byli nimi wojewoda lub właściwy minister, którzy mają obowiązek prawny przejmowania, zabezpieczania i udostępniania dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych lub zniesionych państwowych jednostkach organizacyjnych. W przypadku likwidacji spółdzielni lub organizacji spółdzielczych dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął może przechowywać związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub został zlikwidowany - Krajowej Radzie Spółdzielczej. Spółki prawa cywilnego i handlowego, (czyli firmy prywatne) w przypadku ich likwidacji zobowiązane są do zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej i innej dokumentacji niearchiwalnej we własnym zakresie. Niektóre z nich przekazują taką dokumentację do dalszego, przechowywania firmom zajmującym się przechowalnictwem akt np. do Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku (05-822 Milanówek, ul. St. Okrzei 1), które od października 2013 r. jest oddziałem Archiwum Państwowego w Warszawie. W archiwum tym - pod numerem telefonu (22) 635 68 22 - działa punkt konsultacyjno-informacyjny. Archiwum prowadzi także największą w Polsce internetową bazę danych o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej. Jej adres to: https://ewidencja.apdop.gov.pl/miejsca.php

Niekiedy dokumentację pracowniczą przechowują byli właściciele danej firmy prywatnej. Pewne wskazówki dotyczące miejsc jej przechowywania można uzyskać za pośrednictwem wydziałów rejestrowych właściwych terytorialnie sądów lub urzędów administracji terenowej.
Zasady postępowania z dokumentacją w niepaństwowych jednostkach organizacyjnych, partiach politycznych, organizacjach politycznych, spółdzielczych, społecznych, w kościołach i związkach wyznaniowych - jednostki te ustalają we własnym zakresie.

ZUS dysponuje również spisem zlikwidowanych zakładów pracy wraz z wykazem miejsc, gdzie przechowywane są dokumenty tych firm. Spis ten dostępny jest w każdej jednostce ZUS oraz na stronie internetowej ZUS.

Źrodło: mat.pras. ZUS